Zarządzanie przez cele – monitoring i egzekwowanie zadań, poprawianie błędów, kontrola i ocena pracy

Każdy menedżer, pomimo że deleguje zadania innym pracownikom, przez cały czas trwania ich realizacji ponosi odpowiedzialność za pracę swojego całego zespołu. Jego zadaniem jest bowiem realizacja zadań przez podwładnych.

Na delegowanie zadań składa się kilka elementów, które warto omówić w celu ich przybliżenia i zrozumienia.

Zarządzanie przez cele – monitoring i egzekwowanie zadań, poprawianie błędów, kontrola i ocena pracy

Zarządzanie przez cele – monitoring i egzekwowanie zadań, poprawianie błędów, kontrola i ocena pracy

Monitoring zadań

Monitoring zadań polega na śledzeniu sposobu realizacji zadania. Nie jest to proces formalny, jak chociażby ocena, która pozwala na sprawdzanie i odnotowanie efektów. Menedżer, jak również pracownicy kolejnych szczebli mogą monitorować:

  • zadania – czy i w jaki sposób prowadzi się działania, czy wykonują je wyznaczone osoby
  • rezultaty / wskaźniki – czy zadania przynoszą rezultaty
  • czas – czy przestrzegane są harmonogramy i terminy
  • pieniądze – czy są wydawane zgodnie z budżetem
Zarządzanie przez cele – monitoring i egzekwowanie zadań, poprawianie błędów, kontrola i ocena pracy

Zarządzanie przez cele – monitoring i egzekwowanie zadań, poprawianie błędów, kontrola i ocena pracy

Jak i kiedy monitorować zadanie?

Monitorowanie zadań to jedna z ważniejszych składowych zarządzania wg zasady S.M.A.R.T. Poza tym monitorowanie także jest zadaniem, które ktoś musi realizować i za nie odpowiadać. Aby monitorować, trzeba mieć w jednym miejscu zebrane wszystko, co chcemy kontrolować. Mówiąc inaczej, trzeba mieć określone zadania, spodziewane rezultaty, a także mieć ustalone harmonogram i budżet.

Zaleca się regularny monitoring zadania. Pozwoli to chociażby na uniknięcie opóźnienia w realizacji działań, wywiązywanie się ze zobowiązań wobec partnerów, sponsorów itd. Rozkładając zadanie w czasie i stale je monitorując w trudnych sytuacjach w jakimkolwiek obszarze, można podjąć natychmiastowe działania interwencyjne.

Poprawianie błędów

Zrozumienie delegowania uprawnień wiąże się z umiejętnością odpowiadania za pomyłki i błędy, jakie może popełnić każdy pracownik w trakcie wykonywania pracy. Popełniane błędy prowadzą jednak do wykształcania nowych umiejętności pod warunkiem, że krytyka ze strony menedżera jest konstruktywna.

Rzeczowa konstruktywna krytyka pomaga pracownikom, a także jest „sprzymierzeńcem” przełożonego.

Jak należy rozumieć konstruktywną krytykę?

  1. Ocena zachowania, a nie osoby.
  2. Opieranie się na faktach, a nie domysłach.
  3. Stworzenie konkretnej strategii, którą można zastosować dla uzyskania pożądanego rezultatu celów.
  4. Wysłuchaj pracownika, który ma pomysł na rozwiązanie danej sytuacji.
  5. Chwal pracownika publicznie, ale nagany udzielaj „w cztery oczy”.
  6. Wyrażaj ocenę bezpośrednio po zaistniałym zachowaniu.
  7. Zapytaj pracownika, co miało wpływ na jego działanie i wybór.
  8. Przełożony musi wystrzegać się generalizowania. Jeśli jakieś zachowanie powtarza się, warto wcześniej doprecyzować, ile konkretnie razy doszło do błędów.
  9. Kontrola i ocena pracy

Osiągane wyniki należy dokładnie kontrolować. Kontrola służy sprawdzeniu, czy podejmowane przez pracowników działania prowadzą do osiągnięcia celu. Aby tak było, trzeba ustanowić jasne wskaźniki i stale dokonywać pomiaru efektywności. Porównywanie tych wskaźników z założonymi efektami pozwoli na podjęcie działań w celu skorygowania pracy konkretnej osoby. W tym celu potrzebne jest raportowanie wykonywania zadań przez pracowników.

Zarządzanie przez cele – monitoring i egzekwowanie zadań, poprawianie błędów, kontrola i ocena pracy

Zarządzanie przez cele – monitoring i egzekwowanie zadań, poprawianie błędów, kontrola i ocena pracy

Ocenianie pracownika w jego obecności nie jest przyjemne dla niego, a w wielu przypadkach także dla menedżera. W celu wyjaśnienia wszelkich niejasności posłuży raport z wykonanych prac. Przed jego ujawnieniem menedżer powinien poprosić pracownika o samoocenę. Ocena pracy dokonana przez pracownika powinna zawierać stopień osiągnięcia celu, wskazanie czynników znaczących dla osiągnięcia celu oraz trzy wnioski do wykorzystania w przyszłych zadaniach. Zawsze ocenia się wykonanie zadania, a nie osobę. Każdą ocenę powinno się zacząć od omówienia i wskazania mocnych stron, a następnie słabych elementów. Na zakończenie oceny pracy pracownika menedżer ustala dalsze kroki.

Zarządzanie przez cele – monitoring i egzekwowanie zadań, poprawianie błędów, kontrola i ocena pracy

Zarządzanie przez cele – monitoring i egzekwowanie zadań, poprawianie błędów, kontrola i ocena pracy

Delegowanie zadań opiera się na zaufaniu, porozumieniu obu stron i komunikacji. Delegując zadania, menedżer docenia kwalifikacje, wiedzę oraz umiejętności pracowników. Dzięki temu pracownik ma świadomość swojej wartości. Sprzyja to oczywiście poprawie efektywności pracy całego zespołu. Pracownik czuje również to, że może się realizować i czynić kolejne postępy w rozwoju zawodowym. Odpowiednie nagradzanie i karanie, a więc motywowanie do dalszej pracy będzie miało przełożenie w dalszej realizacji zadań. Pracownicy zachęceni wzorem swoich przełożonych będą budować kulturę organizacyjną, w której czynny udział biorą wszyscy pracownicy firmy.

Zarządzanie przez cele – monitoring i egzekwowanie zadań, poprawianie błędów, kontrola i ocena pracy

Zarządzanie przez cele – monitoring i egzekwowanie zadań, poprawianie błędów, kontrola i ocena pracy

Comments are closed.