Warning: Parameter 1 to wp_default_styles() expected to be a reference, value given in /home/wwwdlafirm/ftp/21pm.pl_website/wp-includes/plugin.php on line 600

Warning: Parameter 1 to wp_default_scripts() expected to be a reference, value given in /home/wwwdlafirm/ftp/21pm.pl_website/wp-includes/plugin.php on line 600
Delegowanie zadań czyli jak skutecznie rozdzielać zadania i egzekwować ich terminowe wykonanie? - Zarządzanie projektamiZarządzanie projektami

Delegowanie zadań czyli jak skutecznie rozdzielać zadania i egzekwować ich terminowe wykonanie?

Podgląd i edycja projektu lub etapu w aplikacji do zarządzania projektami 21pm.pl
Styczeń 2, 2016
Zarządzanie przez cele – monitoring i egzekwowanie zadań, poprawianie błędów, kontrola i ocena pracy
Marzec 5, 2016
Show all

Delegowanie zadań czyli jak skutecznie rozdzielać zadania i egzekwować ich terminowe wykonanie?

Skuteczne delegowanie zadań w myśl zasady SMART

Praca zespołowa to większe szanse, możliwości, a nawet zyski. Pod warunkiem, że w grupie pracuje się efektywnie i kreatywnie. W jaki sposób to osiągnąć? Gwarancją udanej realizacji zadań jest odpowiedni podział obowiązków.

Proces skutecznego delegowania zadań i zasada SMART

Delegowanie zadań czyli jak skutecznie rozdzielać zadania i egzekwować ich terminowe wykonanie?

Delegowanie zadań czyli jak skutecznie rozdzielać zadania i egzekwować ich terminowe wykonanie?

Na czym polega proces skutecznego delegowania zadań? Jego powodzenie zależy od podjęcia niżej wymienionych kroków:

  1. Wyznaczenie celu lub zadania do realizacji.
  2. Ustalenie koniecznych zasobów takich jak czas, organizacja, miejsce, finanse, ludzie itd.
  3. Wyznaczenie osoby, zespołu lub lidera do realizacji zadania.
  4. Przekazanie uprawnień – kontrolnych, decyzyjnych, informacyjnych itd.
  5. Ustalenie zakresu odpowiedzialności.
  6. Ustalenie procesu pomiaru efektywności, kontroli i oceny.
  7. Wsparcie, rozwój oraz motywacja.

Zarządzanie przez cele, a w szczególności etap nazywany delegowaniem zadań można doskonale wspomagać poprzez zasadę S.M.A.R.T., czy też jej poszerzoną wersję – S.M.A.R.T.E.R. Regularne stosowanie tejże daje widoczne efekty nie tylko własnej pracy, ale przede wszystkim podległego nam zespołu.

Ustalanie celów metodą SMART

S.M.A.R.T jest metodą ustalania celów, która konkretyzuje najważniejsze czynności do ich realizacji. Przyjrzymy się bliżej tym elementom, tłumacząc każdy z nich z osobna.

Konkretne (Simple)

Konkretyzujemy i uszczegóławiamy cel. W jasny sposób należy wskazać detale, co chcielibyśmy osiągnąć. Większa ilość detali to bardziej skonkretyzowany cel.

Mierzalne (Measurable)

Oznacza to, że cel jaki realizujemy, musi dać się zmierzyć chociażby po to, aby zbadać postęp jego realizacji.

Osiągalne (Achievable)

Cele muszą być osiągalne i musisz wierzyć, że jesteś w stanie je osiągnąć. W innym wypadku stają się tylko marzeniami i życzeniami.

Realistyczne (Relevant)

Delegowanie zadań czyli jak skutecznie rozdzielać zadania i egzekwować ich terminowe wykonanie?

Delegowanie zadań czyli jak skutecznie rozdzielać zadania i egzekwować ich terminowe wykonanie?

Założone cele muszą być w granicach Twoich możliwości. Dokładne przemyślenie, uświadomienie sobie ilości czasu potrzebnego na realizację celu, przeanalizowanie środków pieniężnych, zasobów oraz umiejętności stoją u podłoża tej zasady. To tylko niektóre z elementów, które mogą przeszkodzić nam w realizacji projektu. Jeśli któryś z nich będzie problemem, najpierw musimy popracować nad jego rozwiązaniem.

Określone czasowo (Timely defined)

Ustalenie dokładnego terminu realizacji swoich celów i zadań. Jeśli nie posiadamy jasnego terminu końcowego, może się okazać, że będziemy zwlekać z nim w nieskończoność.

Przydział obowiązków – poziomy delegowania

Sukces powierzonego zadania zależy od wielu czynników. Najważniejszym jednak jest to, że każda z osób w grupie wpływa na jakość i efektywność powierzonego zadania. Co zrobić, aby odpowiednio przydzielić obowiązki?

  1. Dopasować do kompetencjiJedno z głównych kryteriów podziału zadania na etapy. Przydzielając zadanie osobom z umiejętnościami i wiedzą masz pewność, że możesz pozwolić im na samodzielność i decyzyjność w wielu kwestiach. To gwarancja efektywności i pracy na najwyższym poziomie.
  2. Unikać ryzykaNowych obowiązków nie warto powierzać osobom niesprawdzonym, których nie obdarzyliśmy zaufaniem. Takie działanie zapewni uniknięcie opóźnień w realizacji celu oraz krytyki ze strony przełożonych.
  3. Nie przeciążaćWarto dopasować ilość obowiązków do możliwości pracowników. Ich przeciążenie odbije się na jakości i efektywności realizowanych zadań. Dziel zadania na etapy i wyznacz osoby do ich realizacji.
  4. Realizować system samorozwojuSpadającą efektywność niweluj stawianiem pracownikom nowe wyzwania. Najlepiej, jeśli będzie ono dotyczyło sfery zawodowej oraz aspiracji zainteresowanego. Poprzez delegowanie zwiększasz rozwój zawodowy oraz motywację pracowników. Walczysz więc z wypaleniem zawodowym pracowników.
  5. Doceniać sukcesyZauważaj sukcesy swoich pracowników. Pracownik będzie angażował się w nowe obowiązki, jeśli zauważysz jego zaangażowanie, podziękujesz za dotychczasową współpracę.

Poziomy delegowania zadań

Delegowanie zadań czyli jak skutecznie rozdzielać zadania i egzekwować ich terminowe wykonanie?

Delegowanie zadań czyli jak skutecznie rozdzielać zadania i egzekwować ich terminowe wykonanie?

Dzisiaj zupełnie inaczej deleguje się prace i zadania niż jeszcze kilkanaście lat temu. Klasyczny model polegał na wydawaniu poleceń podwładnym. Polegało to na dyktowaniu ludziom, co mają robić. Dzisiaj nazywa się to delegowaniem pionowym. Delegowanie poziome jest tego zupełnym przeciwstawieniem. W dobie demokracji na znaczeniu zyskała samodzielna praca w zespole. W delegowaniu poziomym chodzi o delegowanie poleceń ludziom, nad którym nie ma się formalnej władzy. Co ciekawe, obie formy delegowania są formą podziału pracy, dzieleniem władzy i odpowiedzialności z innymi, a także czynienie ludzi odpowiedzialnymi za ich działania.

Delegowanie jest dawaniem swoim współpracownikom pełnomocnictwa. Wiąże się to z zaufaniem między osobą delegującą a tym, do kogo kieruje się prośbę. Dlatego też stopnie delegowania zadań dzielimy w zależności od stopnia zaufania i powierzonej samodzielności.

I stopień delegowania – Działaj, nie musisz się ze mną kontaktować.

II stopień delegowania – Działaj, odzywaj się na jakim jesteś etapie prac.

III stopień delegowania – Zbadaj problem, potem powiedz, co chcesz zrobić i rób to, ale tylko za moją zgodą.

IV stopień delegowania – Zbadaj problem, daj znać co zamierzasz zrobić i zaczekaj, aż wyrażę zgodę.

V stopień delegowania – Zbadaj problem, przedstaw możliwe działania, rozważ wszystkie argumenty i przedstaw jedno z rozwiązań.

Do skutecznego delegowania potrzebne jest wykonanie kilku kroków i odpowiedzenie sobie na pytania:

  1. Co? – Pomyśl i zaplanuj, co zrobić.
  2. Kto? – Wybierz odpowiednią osobę.
  3. Dlaczego? – Uzasadnij swój wybór.
  4. Jak? – Określ, jak to ma zrobić.
  5. Kiedy? – Określ czas realizacji.

Tylko odpowiadając sobie dokładnie na 5 powyższych pytań, będziemy mogli skutecznie delegować zadania.

Skuteczne delegowanie zadań w myśl zasady SMART

Skuteczne delegowanie zadań w myśl zasady SMART

Sukces delegowanych zadań zależy również od tego, w jaki sposób przełożeni komunikują się z pracownikami wykonującymi poszczególnie zadania. Dlatego zarówno przed, jak i w trakcie delegowania ważna jest obustronna komunikacja. Przekazanie polega właśnie na dokładnym poinformowaniu osoby, której chcesz powierzyć zadanie. Należy również poinformować zespół i wytłumaczyć im, jakie zadanie kto przyjmuje. Ważne jest, aby upewnić się, że osoba, jak i zespół rozumieją nowe zadania.

Comments are closed.